Ошибка с подписью онлайн: как найти дефект до отправки документа

Подпись под электронным документом оценивают по двум вопросам: подходит ли выбранный вид подписи для этого документа и можно ли доказать, что подписал именно тот, кто указан. Закон об электронной подписи знает три вида: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Код из СМС, галочка в личном кабинете и вход по паролю — это простая подпись, и она действует, только если стороны заранее договорились её признавать. Скан листа с росчерком электронной подписью вообще не является, это копия. Поэтому договор, заявление или доверенность, подписанные «как получилось», в споре легко оспорить.

Проверка идёт дистанционно. Вы присылаете документ в том виде, в каком он подписан или будет подписан, файл подписи, если он есть, и описание того, куда документ уйдёт: контрагенту, в банк, в суд, в госорган. Юрист оценивает, выдержит ли подпись проверку у получателя и что сделать, если нет.

Почему электронная подпись становится слабым местом

Гражданский кодекс признаёт письменной формой сделку, совершённую электронными средствами, если можно достоверно определить лицо, выразившее волю. Ключевое слово здесь — достоверно. Если документ подписан кодом, пришедшим на телефон, достоверность зависит от того, как стороны договорились идентифицировать друг друга и чем подтверждается отправка кода.

Второй источник проблем — подмена формы. Документ, для которого закон требует нотариальной формы или государственной регистрации, электронной подписью в обычном понимании не заменишь. Скан доверенности не даёт полномочий так же, как оригинал. Заявление в суд, поданное в виде фотографии, суд может не принять.

Третий источник — подписание за другого. Руководитель передал ключ бухгалтеру, муж подписал за жену кодом с её телефона, менеджер поставил факсимиле директора. Пока все согласны, проблем нет. В споре такая подпись становится основанием для заявления о подделке или о том, что сделку совершил неуполномоченный человек.

Типовая ситуация

Небольшая компания согласовывает с поставщиком условия по почте. Директор поставщика присылает договор со вставленной картинкой своей подписи и печати. Покупатель распечатывает, подписывает, сканирует и отправляет обратно. Товар поставлен частично, покупатель требует неустойку. Поставщик заявляет, что договор с такими условиями не подписывал, а картинку подписи вставил менеджер без согласия директора. Обычно такие споры решаются через поведение сторон: если поставщик выставлял счета со ссылкой на этот договор и отгружал товар по нему, суд скорее признает договор заключённым. Но доказывать это приходится долго, и неустойку могут не взыскать, если её размер спорен.

Факсимиле

Воспроизведение подписи механическим способом Гражданский кодекс допускает, только если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Без такого соглашения факсимиле на договоре — повод для спора о его заключении. Если вы регулярно обмениваетесь документами с факсимиле, закрепите это в рамочном договоре.

Три вида подписи простыми словами

Простая подпись — это любой код, пароль или действие, которые подтверждают, что документ отправил определённый человек. Работает между теми, кто договорился её признавать. Усиленная неквалифицированная создаётся с помощью криптографии и позволяет обнаружить изменения документа после подписания, но сертификат выдаёт не аккредитованный центр. Усиленная квалифицированная имеет сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений, кроме случаев, прямо указанных в законе.

Смс-код, скан, файл, ЭЦП, доверенность и подписание за другого: признаки риска

Каждый вариант проверяют по своим признакам.

Смс-код

Риск есть, если нет договора или оферты, где сказано, что код приравнивается к подписи. Второй риск: телефон, на который пришёл код, зарегистрирован не на подписанта или в спорный момент был в чужих руках. Третий: нет журнала отправки кода с датой, временем и номером.

Скан

Скан подписанного на бумаге листа — это электронный образ. Как доказательство он принимается, но если другая сторона заявит, что оригинал не подписывала или подписывала другой текст, суд потребует подлинник. Если подлинника нет, спор о содержании решается не в пользу того, кто представил только скан.

Файл и формат

Подписан ли конкретный файл или текст письма? Если по почте ушёл вордовский файл, после подписания его можно изменить незаметно. Документы на подпись отправляют в формате, который фиксирует содержание, а подпись прикладывают к конкретному файлу отдельным файлом подписи или встраивают в него.

Усиленная подпись

Проверяют срок действия сертификата на момент подписания, владельца сертификата и его полномочия. Сертификат руководителя организации выдаёт налоговый орган или его доверенные лица, сотрудники подписывают документы своей подписью физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью.

Доверенность

Бумажная доверенность подтверждается оригиналом или нотариально заверенной копией. Электронная доверенность от организации оформляется в машиночитаемом виде и подписывается квалифицированной подписью руководителя. Скан доверенности, приложенный к письму, полномочия подтверждает слабо.

Как дефект подписи меняет судьбу документа

Если договор подписан неподходящей подписью, спор идёт о том, заключён ли он. Сторона, которой невыгодно исполнять договор, заявит, что не подписывала его. Бремя доказывания подписания ляжет на того, кто ссылается на договор.

Сделка, совершённая неуполномоченным лицом, по Гражданскому кодексу считается заключённой от имени и в интересах того, кто её совершил, пока представляемый её не одобрит (статья 183). Одобрение может быть выражено и поведением: например, оплатой по договору или приёмкой исполнения. Поэтому переписка и действия после подписания имеют большое значение.

Для процессуальных документов последствия жёстче. Иск или жалоба, не подписанные или подписанные лицом без полномочий, возвращаются или оставляются без рассмотрения. Процессуальный срок при этом продолжает течь. Если вы узнали о возврате жалобы в последний день, её повторная подача может оказаться уже за пределами срока.

Порядок подачи в суд

Документы в суды общей юрисдикции подают через ГАС «Правосудие» или через Госуслуги, в арбитражные суды — через «Мой арбитр». Пленум Верховного Суда посвятил этому постановление от 26 декабря 2017 года № 57. По общему правилу электронный образ документа, заверенный простой подписью подающего, суд принимает. Если к иску приложено ходатайство об обеспечительных мерах, требуется усиленная квалифицированная подпись. Проверяйте, что доверенность представителя приложена и видна в файле.

Что исправить до отправки документа

Порядок действий зависит от того, куда уходит документ.

1. Определить, какую форму закон требует для документа: простую письменную, нотариальную, с государственной регистрацией.
2. Проверить, есть ли соглашение с получателем о признании простой подписи. Если нет, либо заключить его, либо подписывать усиленной квалифицированной, либо на бумаге.
3. Убедиться, что подписывает тот, кто вправе: руководитель по данным ЕГРЮЛ, представитель по действующей доверенности.
4. Для усиленной подписи проверить срок действия сертификата и данные владельца.
5. Перевести документ в формат, который не меняется после подписания, и подписать именно этот файл.
6. Сохранить подтверждение отправки: письмо с вложением, квитанцию системы, протокол проверки подписи.

Если подписывает представитель

Доверенность проверяют на срок, объём полномочий и подпись доверителя. Для суда специальные полномочия, например на подписание иска или отказ от иска, должны быть прямо перечислены. Общая формулировка «вести дела во всех судах» без перечня специальных прав не даёт права подписать иск.

Договоры онлайн

Если договор заключается через сайт, личный кабинет или обмен письмами, условия признания электронных документов записывают в сам договор: адреса почты сторон, признание сканов, признание кодов, порядок подтверждения получения. Это самая дешёвая страховка от будущего спора о подписи.

При работе через электронный документооборот между организациями признание подписей закрепляют соглашением об обмене документами с оператором и контрагентом. В нём указывают, какой вид подписи используется, какие документы считаются подписанными и как подтверждается их получение. Без такого соглашения акт, подписанный неквалифицированной подписью в системе оператора, другая сторона может оспорить.

Если документ с неверной подписью уже отправлен

Действие зависит от получателя. Контрагенту направляют тот же документ, подписанный надлежащим образом, с сопроводительным письмом о том, что он заменяет ранее направленный экземпляр. Если контрагент уже начал исполнять договор, это само по себе подтверждает согласие с ним, и замена подписи закрывает формальный вопрос.

Если суд оставил иск без движения из-за подписи, недостаток устраняют в срок, указанный в определении: подают подписанный экземпляр или доверенность. Если иск возвращён, подают заново, а при пропуске срока одновременно заявляют ходатайство о его восстановлении, объясняя причину.

Если за вас подписал другой человек

Если вы согласны с документом, одобрите сделку письменно. Если не согласны, письменно заявите получателю, что документ не подписывали и не одобряете, и не совершайте действий, которые можно расценить как одобрение. Если подпись подделана, спор решается экспертизой: почерковедческой для бумажного документа, компьютерно-технической для электронного.

Если оспаривают вашу подпись

Соберите всё, что связывает подписанта с документом: переписку до и после подписания, платежи, акты, журналы входа в систему, данные о номере телефона. Суд оценивает доказательства в совокупности, и поведение сторон после подписания часто весит больше, чем сама подпись.

Как подтвердить исправление и закрыть вопрос

Исправленный документ сохраняют вместе со всем, что доказывает подписание. Для усиленной подписи — сам файл, файл подписи и протокол проверки. Проверить подпись можно на портале Госуслуг в сервисе подтверждения подлинности электронной подписи, результат сохраняют файлом.

Для документов на бумаге сохраняют подлинник, а не только скан. Если оригинал ушёл получателю, у себя оставляют второй экземпляр, подписанный обеими сторонами.

Если подпись подтверждала сделка через банк или сервис

Запросите у оператора выписку из журнала событий: дата и время входа, IP-адрес, номер телефона, на который отправлен код, момент ввода кода. Такие выписки операторы выдают по запросу клиента или суда. Сделайте запрос сразу, потому что журналы хранятся ограниченное время.

Реестр доверенностей

Нотариальные доверенности и сведения об их отмене можно проверить в реестре на сайте Федеральной нотариальной палаты. Машиночитаемые доверенности организаций проверяются в сервисе на портале налоговой службы. Результат проверки сохраняют и прикладывают к делу.

Какой результат считается нормой: подпись подобрана под документ и доказуема

Нормальная ситуация выглядит так. Для каждого документа выбран вид подписи, который закон допускает и получатель признаёт. Для простой подписи есть соглашение сторон. Для усиленной сертификат действовал на момент подписания, а подписант имел полномочия. Документ подписан в формате, который не меняется, и хранится вместе с доказательствами подписания.

Там, где закон требует бумаги или нотариуса, электронный вариант не используется. Представитель подписывает по действующей доверенности, где прямо перечислены нужные полномочия.

Если такой порядок соблюдён, спор о подписи почти не возникает, а если возникает, решается быстро. Если вы сомневаетесь, как подписать договор или заявление, или получили возражения о подписи, пришлите документ и сведения о способе подписания. Юрист оценит, где подпись оспорима и как это исправить.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта advokatyonline@gmail.com.